Gestion des coûts
Coût d’un projet
Le coût d’un projet doit être vu comme la somme de coûts induits par le traitement de toutes les tâches du projet.
Ceci inclut notamment :
- Le coût du travail des ressources
- Les coûts fixes
- Les coûts liés aux consommables utilisés pendant le projet
À un instant t du projet, certains coût ont déjà été engagés, et d’autres sont prévus. On parle alors de :
- Coûts réels (l’argent a déjà été dépensé)
- Coûts restants (l’argent va être dépensé plus tard)
Saisie des coûts
Saisie des coûts liés aux ressources
Chaque ressource du projet a un coût. Par exemple, une personne qui travaille a un taux horaire.
Imaginons que nous ayons pour projet de préparer un gâteau.
Commençons par créer la tâche, qui doit demander environ 4 heures de travail, dans le tableau des tâches :
Une tâche gastronomique : préparer un gâteau
Nous allons à présent créer une « ressource de type travail », le cuisinier, et lui affecter un taux horaire (ainsi qu’un taux horaire pour les heures sup’), via le tableau des ressources :
Notre ressource de travail « Cuisinier » et ses taux horaires
Nous pouvons maintenant affecter cette ressource à notre tâche :
Affectation du cuisinier à la tâche « Préparer un gâteau »
Saisie des coûts fixes
Pour travailler, notre cuisiner a besoin d’un four ! Il va falloir investir en achetant cet équipement, ce qui représente un coût fixe pour le projet.
Pour cela, nous allons créer une « ressource de type coût » (quel nom curieux, n’est-ce pas ?) :
Création d'une ressource de type coût
Nous pouvons à présent affecter ce coût à notre tâche :
Affectation du coût du four à notre tâche
Saisie des consommables
Notre cuisinier va utiliser de la farine et du chocolat pour confectionner son gâteau : ce sont des consommables, dont on estime un coût à l’unité, et dont on consommera une certaine quantité (nombre d’unités).
Admettons que la farine coûte 6€ au kilo, et que le chocolat pâtissier coûte 15€ au kilo, et créons ces « ressources de type consommable » dans le tableau des ressources :
Création des ressources de type consommable
Nous pouvons à présent les affecter à notre tâche de création de gâteau, sachant que notre gâteau nécessitera a priori 200 grammes (0,2 kg, donc…) de chocolat et 100 grammes de farine.
Affectation des coûts des consommables
Estimation globale
OK ! Maintenant que nous avons créé toutes les ressources et affecté nos coûts, il serait intéressant d’avoir une estimation globale du coût de notre projet.
Visualisons donc rapidement la « Vue d’ensemble des coûts », rapport disponible dans l’onglet Rapport > Tableaux de bord > Vue d'ensemble des coûts.
Vue d'ensemble des coût du projet
Notre projet nous coûtera donc a priori un peu plus de 540 euros, en tenant compte du salaire du cuisinier, de l’achat du four et du prix des consommables.
Allocation des coûts au cours de l’avancement du projet
L’un des principaux intérêts de logiciels comme MS Project est de permettre un suivi fin des budgets.
Ainsi, il est intéressant de savoir que notre projet devrait coûter x euros, mais il l’est encore plus de savoir, au fil du projet, ce qui a déjà été dépensé et ce qu’il reste à dépenser.
Pour ce faire, par défaut, MS Project va niveler les coûts sur la durée du projet, en les allouant proportionnellement à l’avancement.
Par exemple, notre cuisinier payé 10€ de l’heure nous aura coûté 20€ au bout de 2 heures. À la moitié d’un projet de 4 jours, il nous aura coûté 140€ s’il travaille 7 heures par jour.
Logique… Sauf que l’on ne souhaite pas toujours niveler les choses de la sorte. Par exemple, l’achat de notre four se fera probablement « comptant », au tout début du projet. L’argent sera dans ce cas dépensé en une fois.
Pour ce faire, nous allons choisir entre une allocation des coûts :
- Au début de la tâche
- Proportionnellement à l’avancement
- À la fin de la tâche
Le coût de notre four sera alloué dès le début :
Allocation d'un coût au début